viernes, 6 de mayo de 2011

La comunicación y la alta dirección.



INSTITUTO DE GRADUADOS EN ADMINISTRACIÓN
DOCTORADO EN ADMINISTRACIÓN

ASIGNATURA:
 TEORÍA CONTEMPORÁNEA DE LAS ORGANIZACIONES

ENSAYO:
LA COMUNICACIÓN Y LA ALTA DIRECCIÓN”


PRESENTA:
CONCEPCIÓN DEL ROCÍO RAZO MARTÍNEZ, M. en A.


DOCENTE:
JOSÉ IGNACIO CASTRO GUIJARRO, D. Sc. y Dr. en D.S.

Zacatecas, Zacatecas.                                        Abril del 2011

ÍNDICE


                                                                                                               
PLANTEMIENTO……………………………………………………………………….…3
MARCO TEORICO CONCEPTUAL. ……………………………………………………..5
REFERENCIAS.. …………………………………………………………………………..14

 

                                                                         

 

 

 

 

 

 

 

 


INTRODUCCION

LOS DE ARRIBA Y LOS DE ABAJO
Desde siempre los seres vivos, sin distinción, se han comunicado. Ahora bien, como el proceso de la comunicación es tangible, cabe reflexionar acerca de su realidad. Para ello es bueno recordar que la comunicación "es el intercambio que se da entre dos o más interlocutores", uno envía el mensaje (emisor), y el otro lo recibe (receptor) por lo que en presencia de otra persona es imposible la no comunicación, nos comunicamos necesariamente, aunque no lo pretendamos, recibimos y emitimos mensajes continuos. Ya en 1929 Paul T. Rankin realizó una investigación para saber en qué emplea la gente su tiempo y algunas de sus conclusiones fueron que el 70% de nuestra actividad consciente la dedicamos a la comunicación, ya sea escribiendo, leyendo, hablando o escuchando. Si utilizamos la mayor parte de nuestra vida en comunicarnos estamos abordando, pues, un aspecto importante del comportamiento humano. Y también importante en el ámbito laboral, una buena comunicación evita conflictos y mejora la satisfacción en el trabajo.
Según Thayer la esencia del ser humano es comunicar y recibir comunicación, la comunicación es comparable a las necesidades básicas para la supervivencia del ser humano ya que es una necesidad básica en la vida intelectual y emocional de una persona, por lo que la comunicación ha de ser entendida como un elemento imprescindible para la supervivencia, desarrollo, evolución y conducta de todos los seres vivos. Está claro que la comunicación es una necesidad tangible pues representa una necesidad de la mente y del ánimo más que del organismo y, al igual que la necesidad de autoestima, participación o logro, se van desarrollando conforme el individuo va adquiriendo madurez.
El presente ensayo nos describe como es planteada y cómo evoluciona la comunicación debido a los acontecimientos del entorno que afectan los procesos organizacionales.  desde Aristóteles(300 a.c) hasta los más contemporáneos  como lo sonHenry Fayol, Frederick Winslow Taylor y Max Weber, quienes son los clásicos del tema organizacional en el siglo XX,
El presente es una descripción de la comunicación ascendente y descendente que existe entre un directivo y los operarios, nos describe y encamina a mantener una mejor comunicación en beneficio de nuestros objetivos  y los de la propia institución, pero la comunicación no hay que entenderla únicamente como el soporte que sustenta las distintas actividades de la organización; la comunicación es un recurso, un activo que hay que gestionar.














PLANTEAMIENTO

 

En las organizaciones se presentan muchos problemas cuyo origen está en la poca atención del diseño clásico a la calidad de vida en el trabajo. En ocasiones se presenta una excesiva divisiónalización del trabajo y una sobredependencia en las reglas, de procedimientos y de jerarquía donde la única comunicación existente es descendente-unidireccional. No se considera la necesidad de comunicación  de manera que los trabajadores especializados están aislados socialmente de sus compañeros, debido a que su alta especialización disminuye el interés por el cliente, por lo que muchos trabajadores no tienen ninguna satisfacción en su empleo. La necesidad de comunicación  tiene un gran significado en las relaciones de trabajo, tanto en el inicio como en el mantenimiento, porque llega a ser determinante a la hora de explicar muchas conductas, dada la presión que ejercen los grupos.
La comunicación contribuye a cuatro funciones principales dentro de un grupo u organización: el control, la motivación, la expresión emocional y la información.
Dirigir es, en la medida de lo posible, obtener la adhesión de unos hombres libres a un objetivo común respondiendo a la vez a sus aspiraciones personales, por lo tanto  la circulación de la información es necesaria para la buena marcha de la organización, esto implica de una u otra manera un liderazgo en todos los niveles directivos.
El papel de los gerentes es crítico, pues no sólo son los que inician la comunicación, sino que además la trasmiten e interpretan para sus subalternos, los administradores necesitan información útil y oportuna para tomar buenas decisiones, ya que los datos inadecuados o insuficientes pueden afectar a una amplia área de desempeño, porque es sumamente extenso el ámbito de la influencia de ellos, dicho de una forma sencilla: las decisiones de tipo gerencial afectan a multitud de personas y actividades, así pues , el papel de los directivos de la empresa está en intervenir continuamente en las acciones necesarias para que la comunicación circule convenientemente por la empresa, de uno a otro grupo, de una a otra persona, El éxito de una buena política de comunicación requiere una doble preocupación en aquellos que dirigen la empresa: transmitir lo que saben a sus colaboradores y también escucharlos, así como saber cómo transmitirlo y asegurarse de ello.
Por lo tanto, el directivo debe comenzar por admitir que, en el uso de su autoridad no ejerce un derecho, desempeña una función, realiza un servicio: el de hacer trabajar juntos, armoniosa y eficazmente, a personas que, sin excepción alguna, le son superiores en uno u otro aspecto.
Por lo tanto, la respuesta positiva de los empleados que gozan de una buena comunicación viene a corroborar uno de los postulados básicos del comportamiento organizacional; la comunicación abierta suele ser mejor que la comunicación restringida.
En efecto, si los empleados conocen los problemas que afronta una organización y se les comunica lo que los gerentes están tratando de hacer, y casi siempre su respuesta será favorable.


 

 


 

 

 

 

MARCO TEORICO-CONCEPTUAL

 

El elemento más importante de la comunicación es "el lenguaje", mismo que distingue al ser humano de los demás seres vivos sobre la faz de la tierra; esta facultad se ha manifestado de distintos modos y con diversos grados de complejidad.
Muchas teorías han tratado de explicar el origen del lenguaje, en algunos casos se les atribuye origen divino (teoría tradicionista), por instinto fisiológico del hombre es creador del lenguaje, la descripción del objeto por medio del sonido es aportación de la escuela que logra tarde el lenguaje como fruto de la evaluación. Hoy está teóricamente asumido que la comunicación es una actividad consustancial a la vida de la organización, es “la red que se teje entre los elementos de una organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema” (Katz y Khan, 1986), “el cemento que mantiene unidas las unidades de una organización” (Lucas Marín, 1997), el alma o “el sistema nervioso de la empresa” (Puchol, 1997), "la búsqueda de todos los medios posibles para la persuasión"(Aristóteles, 300 a.C), “la información ha de ser expresada y esta expresión comunicativa ha de ser comprendida” (N. Luhmann, 1995:p.139)
A principios del siglo XX, en Estados Unidos, Frederick W. Taylor despertó el interés por las personas en el trabajo. Con frecuencia se le llama el "padre de la administración científica" y los cambios por él generados en la gerencia prepararon el camino para el desarrollo posterior del comportamiento organizacional, su trabajo lo llevó a mejorar el reconocimiento y la productividad de los trabajadores industriales. Señaló que, así como existía la mejor máquina para un trabajador, también había mejores maneras para que las personas realizaran sus tareas. Por supuesto, la meta seguía siendo la eficiencia técnica, pero por lo menos, la administración estaba tomando conciencia de la importancia de uno de sus recursos hasta entonces descuidados.
En las décadas de 1920 y 1930, Elton Mayo y F. J. Roethlisberger, de la Universidad de Harvard, elevaron a nivel académico el estudio de la conducta humana en el trabajo. Aplicaron conocimientos profundos, un razonamiento directo y bases sociológicas a experimentos industriales realizados, en la Western Electric Company, en su planta de Hawthorne. Llegaron a la conclusión de que una organización es un sistema social y el trabajador es, sin duda, el elemento más importante dentro del mismo. Estos experimentos demostraron que el trabajador no es una simple herramienta sino una personalidad compleja que interactúa en una situación de grupo que, con frecuencia, resulta difícil de comprender.
Los estudios de Hawthorne han dado a conocer que en el interior de la organización formal de la empresa actúan grupos informales de trabajo y cuyo buen funcionamiento es sinónimo de satisfacción y productividad. A consecuencia de todo esto, se desarrolla una política de personal que pone su atención no sólo a los incentivos económicos y condiciones físicas y fisiológicas, sino al clima laboral como un factor más de satisfacción del grupo y de productividad. De esta manera se entiende el proceso motivacional como un fenómeno complejo, que se explica mediante normas de conducta entre los individuos de la organización, concediéndose mayor importancia a la comunicación y a las relaciones interpersonales.
Años más tarde se realizó en la fábrica otra investigación basada en la observación de un grupo de operarios para estudiar sus comportamientos individuales y las relaciones interpersonales. Se trataba de contemplar cómo  se relacionaba cada sujeto en los tiempos de descanso, y las opiniones de unos respecto de otros. La conclusión fue que las relaciones interpersonales eran determinantes en la producción del grupo de trabajo, y que era necesario destinar tiempo y esfuerzo a conocer la estructura y el funcionamiento de los grupos, no sólo a lo que representa la estructura formal, sino muy especialmente en lo que corresponde a la estructura informal.
Si para Taylor y sus contemporáneos, los problemas humanos interferían en la producción, de manera que era preciso combatirlos e incrementando la producción racionalizándola, para Mayo, los problemas del ser humano se convirtieron en un nuevo campo de estudio muy vasto, una nueva oportunidad para alcanzar progresos y se esforzó en aumentar la productividad humanizándola. Así se le reconoce como el padre de lo que entonces se llamó Relaciones Humanas, que más tarde se denominó comportamiento organizacional.
La razón del cambio fue que Elton Mayo siempre utilizó el procedimiento de comunicar internamente a las operarias estudiadas los cambios que se iban a introducir, en un contexto afable y proporcionando seguridad. Las conclusiones de esta investigación fueron que las condiciones físicas en que se realiza el trabajo no son tan importantes si el grupo está cohesionado y se emplea un sistema de comunicación abierta donde exista una sólida retroalimentación (el aporte de sugerencias de los trabajadores y unas relaciones humanas satisfactorias)
Roberto Porto Simoes (1993), enfatiza la importancia de las comunicaciones en la empresa bajo la perspectiva de la inminente posibilidad de conflicto que existe entre la organización y sus públicos estratégicos.
Por su parte James Grunig, plantea la denominada  Teoría de las Consecuencias Organizacionales, donde alude al hecho de que “la mera existencia de una organización genera consecuencias organizacionales para algún sector de la sociedad o para algún público”. (1984).
Para Gerald Goldhaber  la comunicación organizacional “es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes. Los flujos de los mensajes pueden cumplir la función de informar, persuadir, integrar y regular dependiendo del objetivo. Asimismo, la dirección del flujo de los mensajes puede ser ascendente, descendente, horizontal y transversal”. (1994).
Otra manera de visualizar la comunicación es relacionarla con el uso de medios de comunicación en las organizaciones. Para Gerald Goldhaber (1994) la comunicación organizacional es el flujo de mensajes dentro de una red de relaciones interdependientes. Los flujos de los mensajes pueden cumplir la función de informar, persuadir, integrar y regular dependiendo del objetivo. Asimismo, la dirección del flujo de los mensajes puede ser ascendente, descendente, horizontal y transversal. Esta definición evidentemente implica el uso de soportes (tácticas de comunicación) y variables que permiten una posterior evaluación del estado de la comunicación organizacional.
La primera Escuela de la Administración plantea una visión mecanicista de la conducta del hombre, la principal preocupación es aumentar la productividad de la empresa. El énfasis de esta corriente desarrollada por ingenieros, está absolutamente ligado a lo pragmático, característica propia de la eficiencia industrial. La recompensa económica es el elemento primordial mientras que la comunicación ocupa un rol secundario, ya que sirve a la cadena de mando para la transmisión de quehaceres.
El propósito comunicacional es retransmitir órdenes e información sobre tareas laborales y sirve para lograr obediencia y coordinación con el propósito de llevar a cabo dicho trabajo (Lucas Marín, 1997, p. 66).
La segunda Escuela de Relaciones Humanas, es distinta, ya que tiene presente una visión más social del hombre, el énfasis está en las personas y no de una manera absoluta en la actividad productiva. El trabajador tiene mayor autonomía y autoridad para realizar sus tareas, puesto que se define a la organización como grupos de personas. Las propias necesidades humanas ligadas a la psicología permiten integrar a esta escuela las variables de motivación, liderazgo, comunicaciones y dinámicas de grupos como elementos fundamentales para la interrelación entre personas y el logro de los objetivos organizacionales. La comunicación no es sólo formal, más bien pone énfasis en las comunicaciones informales, surgiendo el rumor como representativo de las relaciones organizacionales. En esta Escuela el propósito comunicacional es satisfacer las necesidades de los trabajadores, para conseguir interacción lateral entre iguales, en grupos de trabajo, buscando facilitar la participación de los miembros en la toma de decisiones organizacionales. El flujo comunicacional es principalmente horizontal sobre todo entre grupos informales (rumor) y es descendente entre directivos y subalternos. Además, existe un alto grado de orientación receptora en la comunicación por parte de la dirección (Lucas Marín, 1997, p. 66).
A diferencia de las anteriores, la tercera Escuela Sistémica pone énfasis en el ambiente y define a las organizaciones como sistemas abiertos en permanente interacción con el entorno. Se considera a la comunicación como el elemento trascendental porque sostiene que la organización se interrelaciona con los subsistemas. A nivel interno entre los departamentos o unidades de trabajo y a nivel externo entre los públicos y otras estructuras que la circundan y que son de interés para dicha organización. La comunicación se concibe como el elemento de coordinación de esfuerzos para lograr el cumplimiento de objetivos en base a relaciones efectivas y el propósito comunicacional es controlar y coordinar para dar información a los que toman las decisiones; y ajustar a la organización a los cambios en su entorno (Lucas Marín. 1997: p. 66). Los flujos de comunicación son transversales, van desde los niveles jerárquicos hasta la vinculación con el entorno.

 

 

 

 

 

 

 

 

DISERTACIÓN

La visión actual de la comunicación en las organizaciones, afortunadamente está muy alejada del paradigma tradicional mecanicista-reduccionista, siendo indiscutible la evolución que toma la comunicación debido a los acontecimientos del entorno que afectan los procesos organizacionales. En un principio es concebida simplemente como un elemento de transmisión de información hasta llegar a ser valorada como un elemento integrador y articulador de procesos organizacionales.
La escala de importancia de la comunicación en las diferentes escuelas de la conducta organizacional, es una de las variables que asegura la comprensión que se tiene de las organizaciones en cada período histórico.
Una columna vertebral de las tres visiones(primera, segunda y tercera escuelas), en cuanto a la configuración de las organizaciones y a la función de la comunicación como articuladora de los procesos en las distintas escuelas permite examinar que la gestión de empresas en la que se inspiran Henry Fayol, Frederick Winslow Taylor y Max Weber, quienes son los clásicos del tema organizacional en el siglo XX, ha invocado diversos cambios en algunos casos probablemente debido a la falta de conocimientos sobre asuntos administrativos en aquellos años y a la disminuida trayectoria empresarial, pero hay que reconocerlo fueron grandes visionarios.
Sin embargo comparto mi punto de vista con las aportaciones de Elton Mayo quien utilizó el procedimiento de comunicar internamente a las operarias estudiadas los cambios que se iban a introducir, en un contexto afable y proporcionando seguridad, en donde  las condiciones físicas en que se realiza el trabajo no son tan importantes si el grupo está cohesionado y se emplea un sistema de comunicación abierta donde exista una sólida retroalimentación (el aporte de sugerencias de los trabajadores y unas relaciones humanas satisfactorias)
Gracias a estas grandes aportaciones las modernas organizaciones laborales buscan para sus empleados un ambiente de trabajo más humano, solventando tanto las necesidades prioritarias de los trabajadores como las de otro nivel, aprovechando las habilidades más destacadas de éstos y ofreciendo un contexto que los estimule a mejorar sus habilidades. La idea es que los trabajadores sean los recursos humanos a desarrollar y no simplemente utilizar. Más todavía, el trabajo no debe tener connotaciones negativas, no debe presionar excesivamente a los empleados, no debe perjudicar o degradar el aspecto humano del trabajador. Finalmente, debe contribuir a que el trabajador se desempeñe en otros roles vitales, como los de ciudadano, cónyuge o padre. Esto es, el trabajo debe contribuir al progreso de toda la sociedad.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

CONCLUSIONES

 

La alta dirección debe tomar en cuenta que los trabajadores en sentido general, todos no son iguales, todos somos producto de distintas culturas, distintas formaciones, distintos lugares de procedencia, por parte no todos vemos el fenómeno de la información de igual manera y en igual magnitud. El nivel de escolaridad influye grandemente en la concepción de un fenómeno, y en las empresas no todos los trabajadores tienen el mismo nivel cultural, ni el mismo poder de entendimiento, así como tampoco el mismo coeficiente de inteligencia y sobre todo no son maquinas, son seres humanos.
Estamos ante un gran problema, el de la Comunicación, cuál será la mejor forma de comunicar, hoy no se tiene una receta que de la solución al problema de la comunicación en cada lugar, existen libros que dan normas y reglas, algunos hablan de los diez mandamientos de la comunicación, infinidad de teorías etc., pero el éxito está en lograr que la persona con la que hablamos y la que nos viene a hablar estemos en frecuencia para ser escuchado y escuchar, para ser atendido y atender.
Lograr en nuestras instituciones una comunicación exitosa pone en ventaja a la organización, porque se disminuye el nivel de conflicto, se cumplen las orientaciones con menos dificultades, se logra una empatía entre los trabajadores en sentido general, o sea los directivos y los operarios.
Yo diría a modo de resumen que la comunicación organizacional es el poder entendernos los de arriba (la alta dirección) y los de abajo (los empleados), los de un lado y los de otro, entender lo que quiere la organización de nosotros y lo que esperamos nosotros de la organización.
Con este trabajo podemos  concluir  que la comunicación es muy importante para los seres humanos, nos damos cuenta que desde que nacemos hasta que morimos usamos la comunicación; cuando nacemos como no podemos hablar usamos las manos para que nos carguen, o lloramos para que nos den de comer,; al crecer intentamos hablar pero no podemos en un 100% pero tratamos de comunicar lo que queremos; al ser adolescentes o adultos usamos todos los tipos de comunicación: oral, la escritura, la mímica, los gestos, en fin,¿ se imaginan si no hubiera forma de comunicarnos?.
Concluyo diciendo que la “COMUNICACION  HA SIDO, ES Y SEGUIRÀ SIENDO LA PRINCIPAL HERRAMIENTA PARA EL DESARROLLO DE LA HUMANIDAD”.
















REFERENCIAS CONSULTADAS

 

Andrade, H. (1991). Hacia una definición de la comunicación organizacional: La comunicación en las organizaciones. México: Trillas.
 Capital humano. Recuperado  el 20 de marzo de 2011, de http://www.arearh.com/rrhh/balanced_scorecard.htm
Cervera, Á. (2004). Comunicación Total. ESIC.
Costa, J. (2000). Imagen Corporativa en el siglo XXI. La Crujía.
Fernández, C. (1996). La Comunicación en las Organizaciones. México: Editorial Trillas.
Juan Belmonte. (2006).Comunicación humana. Recuperado  el 20 de marzo de 2011 de  http://comunicacion.idoneos.com/index.php/350929
LUHMANN, N (1995). Sistema Social, México:
 Marín, L. (1997). La comunicación en la empresa y en las organizaciones. Barcelona: Bosch comunicación.
Muñoz, K. (2006).Estudios y aplicaciones integradas de comunicación para el desarrollo organizacional .Recuperado el 1 de abril de 2011, de http://www.gestiopolis.com/canales/gerencial/articulos/53/50dpo.htm
Qué políticas y acciones de comunicaciones internas se están desarrollando en las empresas actualmente. Recuperado el 10 de marzo de 2011, de http://www.arearh.com/psicologia/cultura_comunicacion.htm
Zayas, M (2004) Comunicación Organizacional. Recuperado el 20 de marzo de 2011, de  Manuelzay @ ctehabana.minbas.cu

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